REGLAMENTO DE LA LEY DE ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE TABASCO
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1.- El presente ordenamiento tiene
por objeto Reglamentar las disposiciones de la Ley de Administración de Documentos del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, y
la fracción XXI del artículo 38 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
ARTÍCULO 2.- Además de las definiciones
contenidas en el artículo 4 de la Ley, se entenderá por:
I. Ley: Ley de Administración de Documentos
del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco.
II. Secretaría: Secretaría de Gobierno.
III. Oficialía: Oficialía Mayor de la
Administración Pública Estatal.
IV. El Director: El titular del Archivo General o del Archivo Histórico
indistintamente.
V. Los Archivos: El Archivo General del
Poder Ejecutivo y el Archivo Histórico del Poder Ejecutivo indistintamente.
VI. Información: La contenida en documentos
que los órganos de gobierno, generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven
por cualquier concepto.
VII. Comité Histórico: Órgano competente
para seleccionar y determinar cuales
documentos deben formar parte del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo.
ARTÍCULO 3.- Para los efectos del artículo
3 de la Ley, la aplicación de este Reglamento corresponderá en la esfera de sus
atribuciones, al Titular del Poder Ejecutivo del Estado, a través de la
Secretaría o la Oficialía, en los términos que señala la Legislación Estatal vigente.
La Ejecutivo del Estado podrá celebrar convenios
con los Poderes Legislativo y Judicial para que tengan acceso a la capacitación
y a los elementos técnicos y materiales, para coadyuvar a la eficiencia
administrativa de sus propios archivos.
ARTÍCULO 4 .- Los convenios que al efecto se suscriban, en
los términos de la legislación aplicable serán publicados en el Periódico
Oficial del Estado.
ARTÍCULO 5.- Los usuarios y particulares
podrán consultar los documentos Administrativos e Históricos mediante solicitud dirigida por escrito a la
Dependencia o Entidad correspondiente,
quien la autorizará, siempre y cuando se acredite el interés jurídico,
sujetándose la consulta y reproducción a lo dispuesto por la Ley, el presente
Reglamento y las disposiciones administrativas que se dicten al respecto y
cumpliendo con los formatos que para tal
efecto apruebe la Secretaría u Oficialía a través del Director.
ARTÍCULO 6.- La documentación
administrativa e histórica concentrada por las dependencias y entidades en los
Archivos del Poder Ejecutivo, tendrá la particularidad del principio de
confidencialidad, en el que únicamente será el órgano concentrador o quién por
autorización expresa de éste, tenga acceso a la consulta mediante los
mecanismos que para ello establezca el Director, salvo en el caso de que se
trate de documentos que por su naturaleza se encuentren en disponibilidad de
consulta abierta al público.
De conformidad con lo dispuesto en el
artículo 21 párrafo segundo de la Ley está prohibida la reproducción total o
parcial por cualquier método o medio, de cualquier material en resguardo de los
Archivos del Poder Ejecutivo, sin
autorización expresa y por escrito del Director.
Dentro de la documentación administrativa
se considera entre otras los libros de
contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de
contabilización o de afectación contable, justificativos y comprobatorios del
ingreso y gastos públicos; la información generada por los sistemas de
contabilidad, los catálogos de cuenta,
instructivos de manejo de cuenta, guías de contabilidad y cualquier otro
instructivo de carácter contable, los diseños, diagramas, manuales y cualquier
otra información para operar el sistema electrónico de contabilidad, los
expedientes de cierre, la información
grabada en disco óptico, la microfilmada, copias de documentos contables
como los pagos de contribuciones y los depósitos bancarios, así como los
documentos emitidos por la Dependencia o
Entidad en el que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas
o avisos de cargo o débito.
ARTÍCULO 7.- Una vez incorporada
formalmente a sus acervos, la documentación resguardada por los Archivos, estará sujeta sin
excepción, a las normas y condiciones de organización, descripción,
conservación, reproducción y acceso al catálogo de vigencia que el Director
establezca, para garantizar su cabal preservación y aprovechamiento.
Sin menoscabo de lo anterior y para los
efectos del artículo 15 de la Ley, la vida administrativa útil de los documentos administrativos que a continuación
se señalan se considerará de la siguiente manera:
I. Para documentos administrativos de trámite, un año, contado a partir del
ingreso del documento al archivo General.
II. Para los documentos
administrativos que acrediten el gasto corriente, dos años,
contados a partir de su fecha de elaboración.
III. Para documentos administrativos
contables, cinco años, contados a partir de su fecha de elaboración.
IV. Para documentos administrativos que
acrediten el gasto de inversión, doce años, contados a partir de su fecha de
elaboración.
ARTÍCULO 8.- La organización y descripción
del acervo documental de los Archivos, se sustentará en los principios
archivísticos de procedencia y de orden
original, mediante la formación y control de fondos y colecciones en los que se
mantenga o restituya la identidad e integridad orgánica de la documentación que
incorporen y resguarden. Sobre esta base, el Director elaborará y publicará los
registros e instrumentos para el control y la consulta de los fondos y grupos
documentales históricos que conformarán
su acervo.
Se procurará implantar y utilizar técnicas
especializadas en Archivonomía y reproducción de documentos, cuando estos
contengan materias de interés general, histórico, institucional o bien, para
efectos de seguridad.
ARTÍCULO 9.- Los archivos implementarán un
programa que permita instrumentar y evaluar regularmente la conservación y
el mantenimiento físico de sus acervos, que prevea las condiciones,
medidas y procedimientos necesarios para combatir y evitar el deterioro o
pérdida de los mismos, dando prioridad a
las acciones preventivas, por sobre las correctivas, en esta materia.
El programa y las acciones arriba
mencionadas darán especial atención a
las medidas necesarias para evitar la sustracción o destrucción deliberadas de
la documentación de los Archivos .En caso de que se intenten o realicen estos
hechos, los responsables serán sancionados penal o administrativamente, según
lo dispuesto por la legislación vigente, debiendo el Director promover lo que
corresponda ante las autoridades competentes.
ARTÍCULO 10.- Los usuarios y particulares
que deseen hacer uso editorial o comercial de las reproducciones de los
materiales que conforman los acervos de los Archivos, deberán solicitar
previamente la autorización expresa de la Dependencia, quien de juzgarla
conveniente la otorgará, sin menoscabo del derecho de autor correspondiente,
pudiendo requerir, además de los créditos respectivos, la donación de
ejemplares de las publicaciones o videogramas elaborados con base en ellos,
para incorporarlos a los fondos bibliográficos, hemerográficos y audiovisuales
que maneja.
ARTÍCULO 11.- Los Archivos, expedirán con
cargo al interesado copias certificadas de los materiales que conforman sus
acervos, utilizando para ello los procedimientos y tecnologías adecuados para
garantizar la eficiencia y rapidez, y la inalterabilidad y formalidad
necesarios en el caso, cuando le sea requerido por algún usuario en particular
o por autoridad competente y lo considere justificado y conveniente. Así mismo
autenticará copias u originales
únicamente de los acervos que conserva, y las copias certificadas que
expida solo servirán para acreditar que los documentos en copias u originales existen en los
términos en que son reproducidos, y que se encuentran plenamente bajo su
custodia, pudiendo con este carácter admitirse tales copias como pruebas en los
procedimientos administrativos y
judiciales, en los términos de la legislación correspondiente.
Los servicios de reprografía y de
certificación de los Archivos, al igual que la venta de las publicaciones
susceptibles de ser comercializadas, serán los únicos conceptos en los cuales
la dependencia normativa pueda fijar un costo y recibir el pago respectivo.
ARTÍCULO 12.- La documentación histórica
original que conservan los Archivos sólo será consultada en las áreas e
instalaciones de éstos; sin embargo, en casos excepcionales, el director podrá
autorizar la salida temporal de la
documentación histórica para consulta o
exhibición externas, previas las garantías de su integridad física y
recuperación.
ARTÍCULO 13.- El personal responsable de la
incorporación y custodia de la documentación resguardada en los Archivos deberá
guardar discreción y reserva respecto a los materiales que se encuentren a su
cargo en los términos del presente Reglamento; a la vez, brindará con mayor
eficiencia la orientación y los servicios que sean solicitados por el público
en cuanto a la consulta de los demás materiales y acervos de los Archivos. La
indiscreción o la fuga de información restringida, así como el ocultamiento de
documentación susceptible de ser consultada serán sancionadas de acuerdo con lo
previsto en la legislación vigente.
ARTÍCULO 14.- Las normas de organización,
descripción y consulta de los fondos y materiales bibliográficos,
hemerográficos y audiovisuales que los
Archivos reúnan para el cumplimiento de su objeto serán establecidas por el
Director, con base en los principios bibliotecarios y hemerotecarios
pertinentes.
CAPITULO II
DE LOS ARCHIVOS GENERAL E HISTÓRICO DEL
PODER EJECUTIVO
ARTÍCULO 15.- Además de los requisitos que señala el
segundo párrafo del artículo 10 de la Ley, para desempeñar el cargo de Director
de los Archivos, se requiere.
a) Ser ciudadano Mexicano en el ejercicio
de sus derechos;
b) Tener 25 años cumplidos en la fecha de
su designación;
c) No haber sido condenado por delito que
merezca pena corporal;
d) No ser ministro de culto religioso;
e) No ser
miembro activo del Ejército ,Armada o Fuerza Aérea.
Los Directores de los archivos informarán por escrito trimestralmente a su
superior jerárquico sobre las acciones desarrolladas por la recepción,
revisión, clasificación, archivo, conservación y depuración de su acervo
documental.
ARTÍCULO 16.- Para los efectos del artículo
11 de la Ley, la identificación, clasificación y catalogación de los documentos
administrativos se realizará de la siguiente manera:
Identificación: El Director implementará un
sistema de signos, símbolos o claves identificadoras que permita identificar
las unidades documentales y muestre sus relaciones entre sí, de acuerdo con la
normatividad y procedimientos archivísticos
vigentes.
Clasificación: Se establecerá un sistema de
localización de los documentos públicos
y registros que permita su consulta de forma accesible y ordenada.
Catalogación: Se elaborará un conjunto de
auxiliares de localización de documentos públicos y de registros, con la finalidad de describir
su contenido a través de guías, catálogos, índices e inventarios, con el
propósito de facilitar su disposición y distribución en relación a su contenido
y estructura.
CAPITULO III
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARTÍCULO 17.- El Archivo de Tramite llevará
el control administrativo interno de la documentación generada por las Unidades
Administrativas de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, para la
rápida localización de la información de los documentos generados por la
tramitación cotidiana respecto a los asuntos
desempeñados por sus funciones, el control se implementará con los siguientes
medios:
I. Ejecutar todos aquellos procedimientos,
medidas y actividades que emita el Director.
II. Seleccionar los documentos y
expedientes con el objeto de realizar la transferencia primaria al archivo de
concentración.
III. Remitir al Archivo de Concentración la
documentación contenida en cajas, expedientes, legajos, libros, folletos y
cualquier otra forma que por su naturaleza
deba conservarse, así como toda documentación de trámite que haya
concluido.
CAPITULO IV
ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
ARTÍCULO 18.- Los archivos de
concentración son Unidades
Administrativas Internas establecidas en las Dependencias y Entidades del Poder
Ejecutivo, para administrar los documentos transferidos por los archivos de
tramite que ya no estén activos para sus fines y sean susceptibles de ser
consultados por lo que deben conservarse en términos de las leyes.
ARTÍCULO 19.- Corresponde al Archivo de
Concentración el ejercicio de las siguientes funciones:
I. Recibir y resguardar la documentación no
activa de los expedientes, legajos, libros, folletos y cualquier otro objeto
que por su naturaleza deban conservarse.
II. Autorizar por escrito la consulta de
expedientes o documentos que están bajo su cargo a las áreas
administrativas de las Dependencias o
Entidades del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco.
III. Llevar un inventario de préstamos para
consulta de expedientes, , legajos, libros y folletos a su cargo.
IV. Realizar, en su caso, las
transferencias secundarias de los documentos, expedientes, legajos, libros,
folletos y cualquier otro documento que por su naturaleza deba enviarse al
Archivo General.
ARTÍCULO 20.- Corresponde al Archivo
General el ejercicio de las siguientes funciones:
I. Recibir y resguardar los documentos
administrativos que envíen los archivos
de concentración de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo.
II. Identificar, clasificar y catalogar los
documentos administrativos que obren en su poder de acuerdo con la Ley, el
presente reglamento y demás
disposiciones administrativas que
se dicten al respecto.
III. Permitir el acceso de los usuarios y
particulares que cuenten con autorización expresa para la consulta de los
documentos administrativos que se encuentren bajo su responsabilidad.
IV. Las demás que le confiera la Ley, el
presente reglamento y las disposiciones que al efecto se expidan.
CAPITULO V
COMITÉ HISTÓRICO
ARTÍCULO 21.- Además de los requisitos que
señala el artículo 16 de la Ley, para ser miembro del Comité Histórico se requiere:
a) Ser ciudadano Mexicano en ejercicio de sus derechos;
b) Tener 25 años cumplidos en la fecha de
su designación;
c) No haber sido condenado por delito que
merezca pena corporal;
d) No ser ministro de culto religioso;
e) No ser miembro activo del Ejército,
Armada o Fuerza Aérea.
ARTÍCULO 22.- El acta llevada a efecto por
el Comité Histórico para determinar cuales documentos formarán parte del
Archivo Histórico y los que se habrán de destruir, conservar, gravar o
microfilmar, deberá estar debidamente fundada y motivada.
ARTÍCULO 23.- Los documentos que hayan
agotado su vida administrativa útil y no sean considerados históricos por el
Comité Histórico, deberán ser depurados en un plazo no mayor de un año a partir
de su recepción.
TRANSITORIOS
PRIMERO.- El presente Reglamento entrará en
vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado.
SEGUNDO.- Se derogan todas las disposiciones
administrativas de igual rango que se opongan al presente Reglamento.
TERCERO.- En tanto se integre el Archivo
Histórico del Poder Ejecutivo del Estado, el Ejecutivo Estatal designará a
servidores públicos que integrarán el Comité Histórico, quienes tendrán la
facultad que la Ley de Administración de
Documentos del Poder Ejecutivo y este Reglamento les otorga.
CUARTO.- Las Dependencias y Entidades del
Poder Ejecutivo realizarán la
transferencia de sus archivos de conformidad en lo previsto en la Ley, el
presente Reglamento y las disposiciones que emita la Dirección correspondiente.
PUBLICADO EN EL PERIÓDICO OFICIAL SUP. 6519
DEL 26 DE FEBRERO DE 2005.
ULTIMA REFORMA: NINGUNA.
ÍNDICE
REGLAMENTO DE LA LEY DE ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE TABASCO
CAPITULO I.- DISPOSICIONES GENERALES 1
CAPITULO II.- DE LOS ARCHIVOS GENERAL E
HISTÓRICO DEL PODER EJECUTIVO 3
CAPITULO II.- ARCHIVO DE TRAMITE 4
CAPITULO IV.- ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN 4
CAPITULO V.- COMITÉ HISTÓRICO 5
TRANSITORIOS 5
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